Régularisation des charges locatives : mode d'emploi
Chaque année, le bailleur compare les provisions versées par le locataire aux charges réellement payées, et réclame ou rembourse la différence. Mal faite, la régularisation est la première source de litige entre propriétaires et locataires.
Les charges récupérables
La liste est fixée par le décret du 26 août 1987 : eau froide et chaude, chauffage et eau chaude collectifs, électricité des parties communes, ascenseur (entretien et électricité), entretien des parties communes et des espaces verts, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, gardiennage pour partie. Ne sont pas récupérables : les gros travaux, les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble, la taxe foncière elle-même.
Provision ou forfait
En location nue, les charges se paient par provisions mensuelles avec régularisation annuelle. En meublé et en colocation, un forfait est possible : il est définitif, sans régularisation, et ne doit pas être manifestement disproportionné. La provision doit être fixée d'après les résultats de l'année précédente et le budget prévisionnel de la copropriété.
Patrimio compare les provisions versées aux charges réelles et calcule le solde à réclamer ou à rembourser.
Le décompte annuel
Un mois avant la régularisation, vous envoyez au locataire un décompte par nature de charges (eau, chauffage, ascenseur, entretien, taxe d'ordures ménagères) et, en copropriété, la façon dont elles sont réparties entre les lots. Pendant six mois après l'envoi, vous tenez les justificatifs à sa disposition (relevé général des charges du syndic, factures). Le locataire paie le complément ou vous lui remboursez le trop-perçu.
Les délais
La régularisation doit être faite dans l'année qui suit l'exercice. Si vous régularisez plus d'un an après, le locataire peut demander un échelonnement sur douze mois. Les charges se prescrivent par trois ans : au-delà, vous ne pouvez plus les réclamer, et le locataire ne peut plus réclamer un trop-perçu.
Au départ du locataire
Si les comptes de copropriété ne sont pas arrêtés au moment du départ, vous pouvez conserver jusqu'à 20 % du dépôt de garantie, puis solder dans le mois qui suit l'arrêté des comptes. Les charges non récupérées au départ d'un locataire sont déductibles de vos revenus fonciers (ligne 225 de la 2044).
Questions fréquentes
Puis-je récupérer la taxe d'ordures ménagères ?
Oui, en totalité, elle figure sur votre avis de taxe foncière. Pas les frais de gestion de cette taxe ni la taxe foncière elle-même.
Que faire si le locataire conteste le décompte ?
Fournissez les justificatifs (relevé de charges du syndic, factures). À défaut d'accord, la commission départementale de conciliation est gratuite et souvent efficace.
Patrimio compare les provisions versées aux charges réelles et calcule le solde à réclamer ou à rembourser.