Quittance de loyer : modèle et obligations du bailleur
La quittance est la preuve que le locataire a payé. Il en a besoin pour ses aides au logement, un dossier de location ou un prêt. La loi vous oblige à la fournir gratuitement dès qu'il la demande.
Une obligation, gratuite
L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au bailleur de remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Toute clause du bail qui ferait payer la quittance est réputée non écrite. En pratique, l'envoyer chaque mois sans attendre la demande évite les relances et fait sérieux.
Ce qu'elle doit contenir
L'identité du bailleur et du locataire, l'adresse du logement, la période concernée, le montant du loyer et celui des charges, distinctement, la date de paiement et la date d'édition. Si le locataire n'a payé qu'une partie, vous remettez un reçu pour le montant versé, pas une quittance : la quittance atteste que la période est réglée en totalité.
Un clic sur un loyer payé, et la quittance conforme part par email au locataire, prorata du premier mois compris.
Envoi par email
La quittance peut être envoyée par voie dématérialisée si le locataire est d'accord. Un PDF par email suffit. Conservez une copie de chaque quittance pendant toute la durée du bail et trois ans après, avec les relevés de paiement : en cas de litige sur des impayés, elles font foi.
Modèle
« Je soussigné(e) [nom du bailleur], propriétaire du logement situé [adresse], déclare avoir reçu de [nom du locataire] la somme de [montant] euros, au titre du loyer ([montant hors charges] €) et des charges ([montant] €) pour la période du [date] au [date]. Fait à [ville], le [date]. » Signature facultative si le document est généré par un logiciel.
Le premier mois au prorata
Quand le locataire entre en cours de mois, le loyer du premier mois se calcule au prorata des jours d'occupation : loyer mensuel × jours occupés ÷ nombre de jours du mois. La quittance du premier mois mentionne ce calcul.
Questions fréquentes
Le locataire paie en espèces, dois-je faire une quittance ?
Oui, et c'est même indispensable : c'est la seule preuve de paiement pour lui et pour vous.
Puis-je refuser une quittance à un locataire en retard ?
Vous délivrez la quittance pour les périodes réellement payées, et un reçu pour les paiements partiels. Vous ne pouvez pas conditionner la quittance d'un mois payé au règlement d'un autre.
Un clic sur un loyer payé, et la quittance conforme part par email au locataire, prorata du premier mois compris.